Ressource
: C.2 Courrier électronique
Infos précieuses et
petit diagnostic d'entrée !
- Chaque étudiant
à l'université a une adresse email
spécifique. Il est essentiel
de l'utiliser car beaucoup d'informations arrivent par cette voie de
l'Université, service des étudiants, FAPSE, et
surtout c'est cette adresse de l'uni qui est utilisée pour
correspondre avec vous dans le cadre de l'EO.
- A l'entrée dans
l'EO, plusieurs cas de figure peuvent de présenter :
- vous
n'avez pas encore d'adresse email ou vous utilisez celle de l'Uni
: vous pouvez passer au point suivant : Quel outil de
courrier
utiliser en tant qu'étudiant à l'Uni ?
- vous
avez déjà une autre adresse mail
extérieure à l'université,
que vous utilisez régulièrement
:
- cette
adresse est du genre bluewin, infomaniak, freesurf :
- si vous souhaitez
recevoir tous les messages venant de l'uni sur cette adresse, vous
devez faire un transfert de courrier de votre adresse de l'uni vers
votre adresse extérieure (voir au bas de cette fiche "Rediriger son courrier")
: passez ensuite au point suivant "Quel outil de courrier utiliser en
tant qu'étudiant à l'Uni ?"
- si vous ne
souhaitez pas recevoir les messages venant de l'uni sur cette adresse,
vous devez trouver une solution pour gérer les messages de
votre adresse à l'uni parallèlement à
cette adresse extérieure :
- soit vous vous
trouvez alors dans la situation du point 1
- soit, vous
utilisez déjà à la maison un outil
comme "outlook" ou "netscape messenger", vous pouvez alors
créer un nouveau compte pour l'adresse de l'uni.
- cette
adresse est du genre hotmail.com, yahoo.com, etc.:
- on vous
déconseille d'utiliser cette adresse pour recevoir les
messages arrivant sur votre boîte de l'uni, donc de rediriger
votre boîte. Pourquoi ? Ces adresses gratuites sont
limitées en espace de stockage : si vous
transfériez votre boîte de l'uni, elle pourrait
assez rapidement être saturée ce qui
empêcherait la réception de nouveaux messages tant
que vous ne l'auriez pas déchargée. De plus, il
arrive régulièrement que des messages se perdent
sans trop d'explication (surtout avec hotmail) et que vous soyez
limités au niveau de la grandeur des fichiers
attachés. Si vous décidez malgré tout
de faire ce transfert, c'est à vos risques et
périls (voir fiche plus bas "Rediriger son courrier") :
passez alors au point suivant "Quel outil utiliser en tant
qu'étudiant à l'uni ?".
- si vous suivez
notre conseil d'utiliser plutôt la boîte de l'uni,
qui est plus stable et qui vous offre plus d'espace de stockage, vous
pouvez éventuellement rediriger votre boîte
extérieure vers votre boîte de l'uni (pour faire
ça, il faut aller dans l'espace de votre boîte
extérieure pour trouver comment rediriger) : vous relevez
donc de la situation 1 ci-dessus et vous pouvez passer au point suivant
: "Quel outil de courrier utiliser en tant qu'étudiant
à l'Uni ?"
- Il existe
différents types d'outils (=de clients
mail), voir ci-dessous
- A priori, parmi ces outils,
nous conseillons l'utilisation
de WebMail (voir quelques
éléments d'utilisation plus bas),
avec des nuances en fonction des situations individuelles
repérées ci-dessus :
- Vous
avez décidé d'utiliser la boîte de
l'Uni : vous utiliserez WebMail
pour gérer vos messages (archiver, envoyer, recevoir, carnet
d'adresses, etc.)
- Vous
avez décidé d'utiliser une autre adresse e-mail
extérieure à l'université et vous avez
redirigé votre adresse de l'uni vers cette boîte
: quand vous serez dans l'uni, vous pourrez toujours utiliser WebMail
pour envoyer des messages mais plus rien n'arrivera par cette voie
puisque vous aurez transféré votre courrier vers
une boîte extérieure.
- Vous
avez une autre adresse gérée depuis la maison
avec un outil comme Eudora, Netscape ou outlook et vous
créez un nouveau compte pour l'adresse de l'uni :
quand vous êtes à l'uni, vous pouvez utiliser
WebMail pour voir les derniers messages arrivés depuis votre
dernière connection à la maison ou pour envoyer
des messages (il faut alors configurer l'outil WebMail pour qu'il
laisse la copie des messages lus sur le serveur pour que lorsque vous
vous connectez depuis la maison, vous y ayez accès).
Utiliser l'outil de courrier
WebMail
Pour
des informations complémentaires sur le courrier
électronique, voir les ressources
d'approfondissement 1 et 2.
Il existe essentiellement deux
manières pour accéder a votre courrier
électronique :
- Un système
où votre courrier est rapatrié vers votre
ordinateur local et votre boîte e-mail est vidée
sur le serveur (cette manière de procéder
s'appelle protocole "pop") pour procéder de cette
manière , vous avez besoin d'un logiciel
spécifique pour le courrier comme l'outil de mail/messenger
de Netscape, Eudora, outlook…
- Un système
où le courrier est géré directement
sur le serveur (protocole IMAP) vous le lisez à distance, le
triez, etc mais il reste sur le serveur. Souvent on vous propose une
sorte de site web spécial "web" (webmail) : pour utiliser ce
système, il suffit de se connecter avec un navigateur
(Netscape, opera, mozilla, Internet Explorer,…) sans
nécessiter d'autre outil spécifique. C'est ce
système qui est utilisé par exemple chez hotmail,
caramail, …et WebMail mis à disposition par
l'université de Genève. C'est ce qui vous est
conseillé vivement, pour différentes raisons
comme notamment le fait que
- vous avez
accès à tous vos messages puisqu'ils restent sur
le serveur alors qu'en utilisant un client POP ils sont seulement sur
un ordinateur et vous n'en disposez pas ailleurs;
- vous pouvez
accéder de n'importe quel ordinateur connectée
à internet avec un navigateur (et cela va de soi si elle est
connectée) sans rien changer aux réglages de
cette machine.
Vous trouvez une bonne
présentation de ces services de courrier
électronique à l'UniGE à l'adresse
suivante : http://www.unige.ch/dinf/etudiants/newmail.html
Et
n'oubliez pas le FAQ de la division informatique de l'Uni GE : http://www.unige.ch/dinf/etudiants/faq.html
| |
WebMail |
| Installer
l'outil |
Utiliser un simple
Navigateur comme Netscape Navigator ou Internet Explorer (voire
l'installer si ce n'est déjà fait mais a priori
une machine connectée possède un navigateur)
Aucune configuration
à effectuer, accès direct en ligne avec vos
coordonnées (login, password étudiant) via
l'adresse : http://www.etu.unige.ch
Une aide à
l'utilisation est fournie en ligne dans l'interface de l'outil (Help).
|
|
Relever
le courrier
|
|
| Classez votre courrier
entrant (in) dans des dossiers que vous créez (par exemple :
"LME-cours", "LME-projet") pour les retrouver plus facilement dans le
courrier arrivant de différentes provenances |
Voir fonction "Dossier"
(gestion des dossiers) |
| Garder une trace du
courrier sortant (sent-mail) |
La sauvegarde est
automatique dans un dossier "sent-mail" |
| Gérer le
nombre de messages restant sur le serveur de courrier. |
Vous avez à
l'Uni 20 MB
d'espace PERMANENT pour vos messages via le service webmail,
accessibles où que vous soyez dans le monde !
Vous avez une indication
de l'espace utilisé
|
| Utiliser
un carnet d'adresses : il s'agit
de répertorier les adresses que vous utilisez dans un
"carnet" comme vous le feriez dans un répertoire papier
...cela fait gagner du temps lors de l'envoi du courrier |
Quand vous
créez un nouveau message (Nouveau),
vous avez un bouton Carnet
d'adresses sur la ligne Options
que vous pouvez utiliser pour sélectionner une adresse
entrée au préalable dans ce carnet.
Vous avez aussi la
possibilité d'entrer le nom d'un groupe avec la liste des
emails associés à ces personnes et
sélectionner ensuite la liste pour avoir en une fois la
liste de ces adresses.
|
|
Envoyer
un fichier attaché
|
Quand vous
créez un un nouveau message (Nouveau),
vous avez une rubrique Pièces
jointes au bas de la
fenêtre permettant d'insérer un fichier. Pour
sélectionner un fichier à
télécharger, vous cliquez sur "Browse", vous
sélectionner votre fichier et puis vous cliquez sur Joindre. |
| Chercher
l'adresse d'une personne |
Vous voulez
écrire à une personne : vous avez son nom dans
votre Carnet d'adresses ou vous savez que cette adresse se trouve dans
l'annuaire de l'UniGE. Vous entrer le nom, puis vous cliquez sur Développer
les noms. La ligne sur laquelle
vous avez entré le nom se partage en 2. Dans la
première, vous pouvez sélectionner dans le menu
déroulant l'adresse (dans la seconde se trouve le nom
entré). |
Utiliser
le mail en respectant les règles d'usage de base
Pour
des informations complémentaires sur les règles
d'usage avec le courrier électronique, voir les ressources
d'approfondissement 3
à 5.
Allez
régulièrement relever
votre courrier et en tout cas, avant chaque envoi de message.
Voici
quelques éléments à prendre en compte
lors de la rédaction et l'envoi de vos messages :
- Entrer
les destinataires/adresses
:
- Envoyer le message aux
personnes qui sont directement concernées (To: ou A:)
- Envoyer une copie (Cc:
ou Copie à:) pour information aux personnes qui pourraient
être intéressées
- Utiliser la copie
cachée (BCc: ou Copie cachée:) si vous souhaitez
que certains destinataires ne soient pas connus des principaux
- Préciser
le sujet/titre
du message: 4-5 mots maximum qui
résument clairement le contenu du message
- Formes
de politesse courtes en début et fin de texte
: "bonjour" ou "salut", "Bien à toi" ou "A
bientôt" ou pas si on répond à un
message (RE:)
- Corps
du message :
- Un thème par
message
- Aller directement
à l'essentiel
- Utilisez des "smileys"
comme :-) ;-)... pour atténuer le style direct du message.
- Signature
(pas dans WebMail de l'UniGE) : 4-5 lignes maximum, la supprimer si
elle n'est pas nécessaire
- Fichiers
attachés :
- Envoyer les documents
sous format *.rtf, compatible PC et MAC, ou html
- S'abstenir d'envoyer des
fichiers joints non sollicités. Surtout s'ils sont gros
- Si le fichier est
important (50K ou plus), le compresser en format *.zip par exemple
- Réponse
à un message :
- Modifier l'Objet
si ce dernier n'est pas clair ou n'a que peu de rapport
sémantique avec le contenu du présent mail
- Supprimer toutes les
parties du message auxquelles on ne répond pas (formes de
politesse et signature par exemple);
- Utiliser la citation en
annotant le message auquel on répond;
- Ne pas oublier d'envoyer
des copies aux différentes personnes à qui le
message d'origine était destiné
Chercher une adresse mail
Si vous avez plusieurs adresses
de courrier électronique et que vous souhaitez centraliser
la réception de votre courrier sur une seule de ces
adresses, il existe une
fonction de redirection de
courrier qui est accessible chez la plupart des fournisseurs de
courrier. C'est un peu comme pour le courrier postal, quand vous
changez d'adresse et que vous demandez un transfert de courrier
à la poste.
Ainsi, par exemple, si vous
avez une adresse autre que celle de l'Uni (par exemple chez hotmail,
caramail, bluewin, etc.), vous pouvez avoir envie de :
- Recevoir à cette
adresse extérieure du courrier envoyé sur votre
courrier à l'Uni : pour cela, vous demandez un "redirection"
de votre courrier à cette adresse : https://forward.etu.unige.ch/
. Vous y accédez avec vos coordonnées
étudiant et vous suivez les instructions.
- Recevoir le courrier de
cette boîte extérieure sur votre boîte
de l'Uni, vous devez vous adressez au fournisseur d'accès de
cette adresse extérieure qui offre
généralement cette possibilité de
redirection. Mais là, attention à la limitation
d'espace
que vous avez à l'Uni pour le courrier.
Edi-ND-LGRetour à la page d'accueil de l'EO771
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