Aides dans Microsoft Word 6

(version italienne)

A première vue, Word 6 contient un nombre énorme d'aides de tous genres; plutôt que les énumérer une à une, je préfère trouver un système de classification qui puisse tenir compte de toutes les règles rencontrées. Pour cette classification je me suis basé en partie sur le modèle Syntactic-Semantic Object-Action (SSOA) de Schneiderman. Un des aspets intéressant de ce modèle est la distinction entre concepts propres à l'action (connaissances sémantiques liées à la tâche), à la limite sans utilisation de l'ordinateur, et concepts propres à l'ordinateur (connaissances syntaxiques). Je dinstinguerai donc les aides qui ont trait à l'utilisation de l'ordinateur en général et spécifiquement de Word, de celles qui facilitent l'activité de rédaction et qui peuvent se trouver sur un support autre que l'ordinateur pour les personnes qui n'utilisent pas de traitements de textes. Pour cette deuxième catégorie, l'ordinateur devient un instrument d'aide à part entière à la rédaction de textes.

Aides liées à l'utilisation de l'ordinateur et de Word

• A un premier niveau, je pense que l'on pourrait définir comme aides tous les petits feed backs qui confortent l'utilisateur dans ses choix (modification des boutons pressés, hilite des menus, fenêtres de dialogue suite au choix d'un menu -le nombre de ces dialogues ont d'ailleur augmenté dans la dernière version de Word).
• Un des gros système d'aides de Word, qui est de type déclaratif, est l'activation d'un guide hypertextuel et sensible au contexte.

  Ce guide peut être activé de plusieures manières: à l'aide d'un menu (ouverture d'un "document" hypertextuel), en appuyant sur un bouton de la barre de commandes dont l'icône représente un point d'interrogation (cliquer avec le curseur qui a pris la forme d'un point d'interrogation sur ce qui nécessite l'aide), à partir de toutes les fenêtres de dialogue (bouton "?").

• Un autre système est défini par des aides on-line pour présenter à l'utilisateur l'action des différents boutons et menus avant de les sélectionner. A ce niveau, il y a trois types d'aides:
  • bulles d'aides du système 7 qui activées par menu donnent des informations sur tous les boutons et menus;
  • la partie inférieure du document contient un ligne grisée où vient s'inscrire des informations sur les menus et les boutons; ces commentaires indiquent, outre la fonction du bouton, s'il est actif ou non et pourquoi (rien de sélectionné, ...);
  • des espèces de postits qui appparaissent sous les différents boutons lorsque le curseur passe dessus; un ou deux mots indiquent de manière succinte la fonction du bouton (en parallèle avec les messages de type b qui les précisent); l'utilité de ces postits, par rapport aux messages de type b, est leur position proche du bouton: ils évitent à l'utilisateur de devoir parcourir l'écran pour trouver des informations à propos du bouton.
• Prise en main, pas à pas, pour effectuer certaines actions qui nécessitent plusieurs passages (union de plusieurs documents, création de tableaux,...). Cette aide est plutôt de type procédurale et permet à l'utilisateur inexpérimenté de créer des documents assez complexes, petit à petit, sans connaître tous les passages.
• Contextualisation des instruments; par ce type d'aide, l'utilisateur peut créer ou utiliser des environnements déjà prets pour un certain type de tâche. De cette manière il diminue le nombre d'options à disposition qui ne lui servent à rien. Cette contextualisation peut se faire à plusieurs niveaux: les menus, les barres d'instruments, l'écriture automatique de variables dans les champs (on peut visualiser toutes les variables ou seulement les variables associées à un argument spécifique).
• Dans les fenêtres de dialogue qui donnent la possibilité de sélectionner un certain nombre d'items, une courte description de la sélection permet à l'utilisateur de mieux comprendre son choix; par exemple, l'écriture automatique de variables dans un champ: chaque variable est associée à un petit commentaire qui la clarifie.
• Pour les commandes d'édition (police, colonnes, tableau,...), qui souvent peuvent prendre un certain temps d'exécution, les fenêtres de dialogues présentent une prévisualisation du résultat; de cette manière elles confortent l'utilisateur dans ses choix.
• Insertion automatique de caractères: par exemple lors de la création de champs pour une lettre modèle ou pour la recherche de paroles (aide à la définition de patterns de recherche: lettre quelconque, nombre quelconque, retour à la ligne,...).

Aides liées à la rédaction d'un texte

• En premier lieu, je voudrais souligner l'importance et la quantité de modèles que l'utilisateur trouve dans Word.
  • modèles de documents
  • modèles de tableaux
  • voix de glossaire
  • modèles de macros
  • format automatique
  Ces modèles sont utiles à deux niveaux: pour l'utilisateur novice ils permettent de créer facilement des lettres ou des mises en page de qualité professionnelle; pour l'utilisateur expert, la possibilité de créer ses propres modèles augmente la vitesse de réalisation de documents standards.

  Ce sont donc des systèmes d'aide de type procédurale: automatisation ou mise à disposition de modèles déjà prets sans devoir se pencher, par exemple, sur le comment une lettre argumentative doit s'articuler.

• Dans cette deuxième catégorie d'aides je mettrais tous les instruments de correction de texte.
  • orthographie
  • grammaire
  • synonymes
  Le correcteur grammatical devrait aider l'utilisateur novice à composer un texte sans erreurs (je souligne le "devrait" car un grand nombre d'erreurs liées au contexte ne sont pas prises en compte par le correcteur -v. pragmatique du langage-). Il explique le type d'erreur et donne la règle grammaticale qui l'explique; on peut donc parler de connaissances déclaratives.

  Le dictionnaire de synonymes est une aide pour tout utilisateur.

  J'analyserai plus à fond le correcteur orthographique dans le point suivant.

• Aides qui augmentent la vitesse d'écriture. Ces instruments sont plutôt destinés à l'utilisateur expert et prennent en main un certain nombre d'erreurs.
  • syllabation: permet de gérer les retours à la ligne
  • correction automatique: mettre les majuscules en début de phrase, corriger automatiquement un certain nombre d'erreurs fréquentes
  • correcteur orthographique: cet instrument est plutôt utile pour l'utilisateur expert (à différence du correcteur grammatical) car il permet d'individuer des fautes de frappes; en fait, sa complète décontextualisation (il compte comme "fausses" les paroles qu'il ne trouve pas dans un de ses vocabulaires et non les paroles contextuellement fausses -par exemple "on range" et "on ronge") fait de lui un instrument inutile et même dangereux pour l'utilisateur novice qui n'aurait pas de bonnes connaissances de la langue.
• Aides de travail sur le texte: instruments qui font la supériorité d'un traitement de texte par rapport à d'autres supports.
  • sélection et déplacement de texte, voir de chapitre entiers;
  • statistiques sur le document: révisions, date de dernière impression,...
  • indice de lisibilité et type de paroles utilisées
  • recherche de files
  • instruments de recherche et de modifications de paroles

E.S.